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“EVENTOS CORPORATIVOS”¿CÓMO SORPRENDER?
Cuando una empresa se plantea la organización de una reunión de trabajo, una presentación de producto, o un viaje de incentivo o un contacto directo con sus clientes, siempre le asalta una duda: ¿Debemos embarcarnos en esta aventura? ¿Podemos permitirnos este desembolso extra? ¿Nos será rentable esta inversión? y la respuesta es el viejo adagio de los publicistas que dice: el 50% de lo invertido en publicidad se aprovecha y el otro 50% se pierde, pero ¿qué 50%? La opinión de una agencia de viajes, basándose en la experiencia de muchos años ocupándose de la organización de estos eventos es que, este tipo de inversión, es siempre rentable. Toda reunión, conferencia corporativa o viaje de incentivo requiere una organización especial y para ello hay que contar con unos profesionales especializados a en este tipo de eventos y, por lo general, una agencia de viajes experta en la organización de reuniones de trabajo, convenciones y viajes de incentivos es la más indicada para el estudio y proyecto de estos eventos, ya que todos ellos requieren una organización especial que deberá ser realizada con imaginación, creatividad y gran eficacia a fin de concebir eventos que estimulen tanto a las empresa organizadora como a los clientes a los que invite, tendiendo con ello a, en definitiva, a reforzar la relación de trabajo y colaboración entre ambas partes. Al seleccionar una agencia de viajes con experiencia en este campo de las reuniones, conferencias y viajes de incentivo la empresa organizadora se está asegurando gran parte de su éxito durante dichos actos y dicha agencia se encargará de ofrecerle una selección de lugares, siempre los más idóneos para el tipo de reunión, presentación o viaje que deseen realizar. Cuanto más trabajen juntos en los proyectos y estudio del producto final, más éxito tendrán los organizadores a la hora de promocionar su producto y a la hora de recoger los resultados y beneficios que de estos actos son esperables. Una vez escogido el destino la agencia les presentará un “abanico” de lugares emblemáticos o destinos pintorescos e interesantes entre los que decidirse por el lugar idóneo para estos actos o viajes. Se buscarán salones en los mejores hoteles, edificios singulares o históricos que reúnan las condiciones necesarias para las sesiones de trabajo o el alojamiento de los participantes y, a ser posible, que las expectativas de organizadores y clientes, se vean ampliamente superadas; el motivo de estos acontecimientos es de sorprender gratamente a los viajeros y predisponerles a favor del producto o de la empresa que les está invitando. Tanto los organizadores como los agentes de viajes y todo el personal que integre el equipo organizador, deberán estar siempre presentes pero a la vez deberán hacerse “invisibles”, haciendo que todo funcione como un reloj bien ajustado, pero sin hacerse notar ya que la “estrella del show” es el cliente y nunca el organizador y jamás el resto del equipo de trabajo. Hay que anticiparse a las necesidades y deseos del cliente pero permaneciendo en la “sombra” cuando nuestra presencia no sea estrictamente necesaria.
Este tipo de reuniones, convenciones y viajes de incentivos ofrecen ocasiones únicas de estar con el cliente o consumidor del producto que se desea promocionar, conociendo su forma de pensar y su reacción sobre el producto que se les ofrece y estableciendo una relación directa y en muchos casos creando unos vínculos que, a la empresa organizadora, le serán muy útiles en el día a día de su relación comercial o laboral (caso de que el evento de incentivo esté dirigido a su propio personal) . Los servicios que la agencia de viajes deben incluir: un planteamiento personalizado del programa/itinerario que la empresa organizadora demande, la planificación de todas las infraestructuras necesarias: reservas de avión, ferrocarril , traslados en autocar o coches privados, barcos para cruceros reservas de hoteles, restaurantes para almuerzos o cenas temáticas y en general todo los servicios a ofrecer a los clientes. En respuesta al enunciado de este artículo: ¿Cómo Sorprender? La respuesta siempre deberá ser la misma: Gratamente ¿no es ese el motivo y fin último de este tipo de reuniones o viajes? Jamás deberemos sorprender a los clientes de forma desagradable ya que esa sería el fracaso de la reunión, convención o el viaje de incentivo. Nunca deberá el cliente recordar dichos actos de forma negativa debido al más mínimo error en la organización o desarrollo de dichos actos y todos esfuerzos que se hagan deberán ir encaminados a conseguir el éxito total o habremos fracasado tanto la empresa organizadora; la cual habrá gastado su dinero sin conseguir el beneficio para el que movilizó a parte de su personal e invirtió parte de su presupuesto destinado a la promoción de su empresa; como la agencia de viajes encargada de la realización y ejecución del proyecto. Ningún otro incentivo material o regalo publicitario véase: televisores, coches, relojes, maletas o bolsos de alta gama, serán recordados por los clientes receptores de los mismos como una reunión de trabajo, una convención o un viaje de incentivo a lugares interesantes, especiales o lujosos en los que tuvieron la oportunidad de compartir el incentivo recibido intercambiando experiencias profesionales y puntos de vista con colegas de profesión o empresas colaboradoras con los que, en el día a día de su misión laboral, apenas tienen tiempo de cruzar unas breves conversaciones y que durante estos acontecimientos pueden dialogar y discutir cara a cara y crear unos lazos de camaradería e incluso amistad que les pueden servir en el futuro. Otra forma de sorprender a los participantes es llevándoles a lugares a los que a ellos jamás se les hubiese ocurrido ir por su cuenta por lo lejano de los mismos o lo exóticos o por no hablar idiomas o por el precio. En estos casos en cuando más hay que confiar en una agencia de viajes experta y que conozca los destinos que están ofreciendo y sepan las ventajas e inconvenientes con las que los clientes pueden encontrase y jamás se debe confiar en una agencia que pretenda embarcar a los clientes en aventuras a destinos desconocidos para la agencia por muy exóticos que sobre el papel resulten y mi consejo es que se confíe en profesionales del sector de las Agencias de Viajes honestos y con muchos años de experiencia en estos viajes. Ana Romero Directora VIAJES ARIZONA, S.A. Comandante Zorita, 53 Madrid 28020 Teléfono 915339287 Fax 915339630 |
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